Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, auch Kassengesetz genannt und schreibt die neuen Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vor.
Die Kassensicherungsverordnung schreibt vor, dass alle elektronischen Registrierkassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Die TSE ist also ein Sicherheitsmodul, welches alle Transaktionen der Kasse lückenlos und unverändert aufzeichnet.
Grundsätzlich betrifft die Kassensicherungsverordnung alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden. Dazu gehören auch Hotellerie- und Gastronomie-Betriebe. Zudem sind auch alle Anbieter von Registrierkassen, Kassensystemen sowie Anbieter von Software oder Aufzeichnungssystemen, welche Geschäftsfälle (wie beispielsweise Buchhaltungsprogramme) von der Kassensicherungsverordnung betroffen.
Die Kassensicherungsverordnung schreibt die Rahmenbedingungen für die rechtskonforme Kassenführung vor. Darunter fallen folgende Aspekte
Die Bonpflicht (auch Belegausgabepflicht) schreibt vor, dass zu jedem Geschäftsvorgang ein Beleg ausgestellt und dem Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang angeboten werden muss. Dabei muss der jeweilige Beleg mindestens folgende Informationen enthalten:
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Zudem schreibt die Kassensicherungsverordnung vor, dass die Kassensysteme durch eine Technsiche Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden müssen. Dieses Sicherheitsmodul zeichnet alle Geschäftsvorfälle lückenlos auf, sodass diese im Nachgang nicht manipuliert werden können. Die DSFinV-K 2.0 steht für digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme und stellt sicher, dass alle Kassendaten jederzeit zur Überprüfung an das Finanzamt weitergeleitet werden können. Außerdem beinhaltet die Kassensicherungsverordnung die Kassenmeldepflicht. Die Meldepflicht von Kassensystemen schreibt vor, dass alle elektronischen Registrierkassen mit der zugehörigen TSE beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden müssen.
Auch wenn die Kassensicherungsverordnung für viele Unternehmen zunächst eine Investition bedeutet, um die Verordnung erfüllen zu können, bringt die Kassensicherungsverordnung auch Vorteile mit sich. Die Kassensicherungsverordnung sorgt dafür, dass alle Daten lückenlos aufgelistet werden und nicht manipuliert werden können. Das bedeutet für das Unternehmen, dass die Kasse auch vor der Manipulation durch Dritte geschützt ist und stärkt das Vertrauen zu den Mitarbeitern. Zudem sorgt die Kassensicherungsverordnung für die Rechtssicherheit. In der Vergangenheit mussten Unternehmer beweisen, dass alle Aufzeichnungen korrekt durchgeführt wurden. Dies ist seit Einführung der zertifizierten TSE anders – hier geht das Finanzamt davon aus, dass alle Kassendaten vollständig und richtig sind. Die Kassensicherungsverordnung sorgt mit dem einheitlichen Datenstandard DSFinV-K dafür, dass jegliche Aufzeichnungen schnell und unkompliziert an das Finanzamt übermittelt werden können. Dadurch sorgt die Kassensicherungsverordnung für eine Vereinfachung dieses Prozesses.
Mit Hilfe eines Korrespondenzmanagers kann die Kommunikation zu Gästen und Kunden automatisch abgewickelt werden. Hierbei gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten und Funktionen. Das Hotelprogramm sorgt zum Einen dafür, dass automatische Antworten generiert und an die Gäste, die beispielsweise eine Verfügbarkeitsanfrage oder allgemeine Anfrage oder Frage gestellt haben, per E-Mail versendet werden. Fragen und Antworten können in dem Backendbereich des Tools vordefiniert werden. Auch der Zeitpunkt, wann die Nachricht verschickt wird, kann frei festgelegt werden. Mit etwas Verzögerung wirken die Antworten authentisch und echt, als ob ein echter Mitarbeiter die Anfragen bearbeitet. Ebenso können weitere Angebote in die automatische Nachricht integriert werden, um Zusatzverkäufe zu schaffen. Eine weitere Möglichkeit im Korrespondenzmanager ist die Funktion eines Echtzeit-Chats. Hier werden die Antworten in Echtzeit bearbeitet. Außerdem haben die Mitarbeiter und das Personal an der Rezeption die Chance, live in die Kommunikation einzugreifen und in Echtzeit mit den Gästen zu kommunizieren. So können Anfragen völlig individuell beantworten und bearbeitet werden und optimalen Gästeservice und Erlebnis bieten.
Eine optimale Ergänzung zur caesar data Direkbuchbarkeit ist CLEO, der automatisch Anfrage- und Angebotsmanager der SoftTec GmbH. Das Tool kann in die hoteleigene Website integriert werden und sendet die Daten bei Reservierung in die Hotelsoftware. Mehr Infos finden Sie unter: www.anfragemanager.de