Mit dieser Hotelsoftware lassen sich nicht nur Zeit und Personalaufwand sparen, sondern auch eine Menge Geld und Ressourcen, wie Papier, Strom und Druckertoner. Denn der Vorgang der Datenerfassung erfolgt rein elektronisch. IDeFIX generiert ein Formular mit Basis-Gästedaten, das schon bereits vor Anreise an die Gäste verschickt werden kann. Diese können dann ihre Daten selbst ergänzen und auch Mitreisende pro Zimmer in einem Meldeschein erfassen. Dieser Schritt ist auch für Gruppenreisen von Vorteil, da die Abwicklung von größeren Personengruppen schneller verläuft. An der Rezeption prüfen die Gäste ihre Daten und ergänzen diese ggf., auf einem Tablet oder Handy des Hotels oder ganz einfach mit ihrem eigenen Gerät, mittels eines QR-Codes, den der Hotelmitarbeiter aus der Hotelsoftware hotline generiert und für den Anreisenden freigibt. Kontaktlose Bearbeitung über das gästeeigene Handy spart dem Hotelier die teure Anschaffung und anschließende Desinfektion mehrer Tablet-Geräte und der Gast fühlt sich wohler, sein eigenes Gerät zu verwenden. Für Geschäftsreisen können separate Rechnungsadressen hinterlegt werden, dies spart weitere manuelle Schritte in der Bearbeitung der Mitarbeiter an der Rezeption. Auch das mühselige Entziffern von Handschriften sowie die doppelte Dateneingabe entfällt und Fehler können auf ein Minimum reduziert werden. Die erfassten Daten werden direkt und automatisch in die hotline Hotelsoftware importiert.